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Tips para hacer una buena entrevista de auditoría interna ISO 9001

Tips para hacer una buena entrevista de auditoría interna ISO 9001

Auditoría interna ISO 9001

Como bien conocemos, las organizaciones deben hacer frente a la  entrevista de auditoría interna ISO 9001. 

Con la misma, buscamos evaluar si sus Sistemas de Gestión de Calidad cumplen con los requisitos de la norma ISO 9001:2015 junto con los definidos por la organización.

Mediante esta entrevista de auditoría interna ISO 9001 analizamos posibles no conformidades, así como áreas a mejorar.

Con la nueva versión de 2015 de la norma ISO, los auditores deben demostrar sus competencias en un mayor número de áreas que antes.

Esto es debido a que ahora, no sólo han de enfocar su auditoría en el análisis de la estructura, contenido y terminología de la normas.

También sera necesario el análisis de la aplicación de los principios de gestión de la calidad subyacentes.

De esta forma, los auditores tienen la necesidad de tener un amplio conocimiento  de todos los procesos y actividades de la organización.

La auditoría interna se inicia con el establecimiento de los criterios a considerar y concluye con la emisión de un informe que indique el cumplimiento de los mismos por parte del SGC.

Entre ese inicio y final, será necesario realizar la llamada entrevista de auditoría interna ISO 9001.

En este aspecto y con el objetivo de ayudar a que, como auditor, puedas hacer una buena entrevista de auditoría interna ISO 9001, recogemos a continuación una serie de consideraciones.

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Tips para la entrevista de auditoría interna ISO 9001

1.- Confía en los auditados: los auditados deben describir sus procedimientos de manera clara para que el auditor pueda entenderlos y al mismo tiempo demostrar lo bien que entienden los mimos.

2.- Formular preguntas abiertas: dar en todo momento una oportunidad al auditado de explicar lo que hace, puesto que de esa forma recopilamos una información más completa.

3.- Preguntar al auditado cómo hace su trabajo: no debemos perseguir únicamente verificar que se haga algo, sino buscar comprobar que se hace de manera correcta.

La lectura del informe de un producto que presenta no conformidades, indica que algo no se realizó de manera correcta.

Mientras que mediante la evaluación del proceso, podemos detectar qué es lo no se hizo bien.

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4.- Hacer uso de los documentos: a través de la documentación veremos de manera precisa los requisitos del proceso.

5.- No dudes en volver a plantear la misma pregunta si lo considera necesario: a veces es necesario poder retomar un tema desde diferentes puntos de vista.

6.- Concede un tiempo para que respondan: debemos tener paciencia, pues el responsable del proceso al que le formulemos una pregunta puede necesitar un determinado tiempo para pensar.

No debemos tender a pensar que por tardar más nos miente.

7.- Evita la jerga: es decir, no hablemos directamente de calidad en sí. Si queremos saber el resultado de un proceso, es mejor preguntar directamente que ocurre tras el proceso.

8.- Plantee escenarios diferentes: recomendamos plantear un escenario y preguntar cómo se procedería en caso de ocurrencia.

Esto ayuda a determinar el grado de control que tienen sobre el proceso en caso de situaciones imprevistas.

9.- Pregunta por qué: las personas que realizan sus tareas sin entender el motivo tienden a ser menos diligentes en asegurar que el proceso se está llevando a cabo con consistencia y de manera correcta.

10.- Da importancia a escuchar: presta atención a lo que dice la persona a la que le has formulado una pregunta y no anticipes la respuesta.

11.- Escribe: deja constancia de todas las evidencias detectadas y evaluadas, pues te ayudará a la preparación del informe final de auditoría.

12.- Explique al auditado de lo que puede resultar en el informe final de auditoría: ante no conformidades descubiertas, es recomendables informar previamente al responsable del proceso antes de emitir el informe final de auditoría.

Recomendamos 8 errores que no debes cometer en una auditoría interna.

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