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Etapas para una correcta implementación de la norma ISO 9001

Etapas para una correcta implementación de la norma ISO 9001

Implementación de la norma ISO 9001

Lograr una correcta implementación de la norma ISO 9001 en la organización no es tarea fácil.

Cada vez, son más las organizaciones que apuestan por implantar Sistemas de Gestión de Calidad certificados bajo los requisitos del estándar internacional ISO 9001:2015, como forma de crear ventajas competitivas. Sin embargo, el proceso de implantar un SGC en la organización es complejo, requiriendo la realización de una serie de pasos que permitan sentar unas bases sólidas del mismo.

Por tal motivo y con el objetivo de arrojar luz, vamos a detallar las etapas a seguir para lograr una correcta implementación de la nomra ISO 9001 en las organizaciones.

Etapas para una correcta implementación de la norma ISO 9001

1.- Diagnóstico de la Situación Actual: en esta primera etapa debemos mirar lo que está haciendo la organización en cuestión para ver desde qué punto iniciar la correcta implementación de la norma ISO 9001 y poder definir los objetivos y metas a alcanzar en el Sistema de Gestión de la Calidad a implementar.

2.- Definir el Mapa de Procesos: aquí registraremos los procesos que actualmente están presentes en la organización con el objetivo de poder visualizarlos mejor y poder también analizar las interrelaciones entre los mismos.Una vez registrados, procederemos a su análisis a fin de detectar áreas a mejorar en los mismos e incluir una serie de buenas prácticas.

Mediante esta identificación de procesos, podemos tener una mayor claridad sobre lo indicadores de calidad y controles a establecer para asegurar un correcto funcionamiento de nuestro SGC.

3.- Documentar la Política y el Plan de Calidad: para lograr una correcta implementación de la norma ISO 9001 bajo la que certificaremos nuestro SGC, necesitamos definir la Política y el Plan de Calidad a seguir.

A través de la Política, definimos cuál sera el objetivo de calidad que persigue nuestra organización, así como el compromiso que tiene la misma con la satisfacción de los clientes.

Mediante el Plan de Calidad, detallamos los procedimientos a realizar en los diferentes procesos y proyectos concretos así como, los recursos a emplear en los mismos. Igualmente detalla los responsables asociados a éstos.

4.- Establecimiento de Procedimientos: aquí detallaremos de manera minuciosa y documentada cómo realizar los diferentes procesos y procedimientos de la organización, qué alcance tienen éstos, así como los responsables de cada una de las actividades señaladas.

La norma ISO 9001:2015 estable la obligatoriedad de documentación de una serie de procesos concretos.

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5.- Elaborar el Manual de Calidad: este manual describe cómo la organización está dando aplicación a la norma ISO 9001:2015 en los diferentes procesos que constituyen la organización. La extensión y detalle del mismo dependerá de la complejidad de la organización.

6- Capacitar: en esta etapa buscamos instaurar la filosofía de la norma ISO 9001:2015 en los miembros de nuestra organización para que entiendan la importancia de contar con un Sistema de Gestión de la Calidad y sean conscientes de la nueva forma de operar basada en normas así como en procesos controlados.

7.- Implementar: en esta etapa llega el momento de poner en práctica todo lo detallado en puntos anteriores y que el personal ya concienciado empiece a usar esta nueva herramienta.

8.- Auditoría Interna: antes de pasar la auditoría externa, una vez que el SGC ha sido implementado por vez primera en la organización, será necesario que pase una auditoría interna a fin de detectar los posibles errores que se estén cometiendo y poder resolverlos antes de la auditoría de certificación.

Además de esta primera auditoría interna a nuestro SGC, periódicamente también es necesario ir realizándolas.

9.- Comprobación General: revisaremos cómo está funcionando el SGC, viendo los errores detectados en la etapa anterior y buscando soluciones que eviten que los mismos vuelvan a suceder. También identificaremos aquellas áreas que tras la implementación del SGC hayan mejorado su funcionamiento a fin de reforzarlas.

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10.- Definir las Acciones Correctivas y Acciones Preventivas: definiremos tales acciones en base a los resultados encontrados tras las etapas de auditoria interna y revisión general, para, en base a ellos, buscar tratamiento a las no conformidades que se han detectado.

11.- Análisis con el objetivo de Mejora Continua: aquí llevaremos a cabo un análisis de los resultados de las auditorías así como, de los resultados logrados tras la aplicación de las acciones correctivas y en base a ello podremos diferenciar entre observaciones que son No conformidades y las que son Oportunidades de Mejora.

12.- Auditoría Externa: antes de plantear la auditoría externa que permita conceder o no la certificación asegurando la correcta implementación de la norma ISO 9001, pasaremos por una pre-auditoría, que detecte aquellos aspectos a corregir antes de la Audioría de Certificación. Tras esto, programaremos la auditoría externa y en caso de no detectar inconformidades se entregará la certificación ISO 9001:2015 a la organización. No obstante en caso de detectar no conformidades, el organismo certificador dará un margen de 30 días para que la organización las solucione. Cada año, es necesario la revisión de esta certificación.

Con el fin de asegurar una correcta implementación de la norma ISO 9001, es importante conocer la metodología y herramientas disponibles para ello. En este sentido, será de gran utilidad el curso de Metodologías para la Implementación y Certificación ISO 9001 2015. Se imparte bajo una modalidad online para que sea posible compaginarlo con tus actividades.

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