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Cómo preparar una check list para realizar una auditoría interna

Cómo preparar una check list para realizar una auditoría interna

Check list en una auditoría interna

Preparar una check list de cara a la realización de una auditoría interna ISO 9001, es un elemento esencial en el proceso de preparación y planificación de la citada auditoría a los procesos y procedimientos de la propia organización. 

Una check list en toda auditoría interna de calidad incluirá un conjunto de preguntas básicas relacionadas con los requisitos recogidos en la ISO 9001:2015 en relación a los Sistemas de Gestión de la Calidad, así como sobre procesos de documentación que posee la organización en cuestión.

En este artículo vamos a usar el ejemplo aplicado al auditar Sistemas de Gestión de la Calidad implementados bajo la ISO 9001:2015, si bien, estos consejos son aplicables a la auditoría interna de cualquier otro Sistema de Gestión.

Preparar una check list para realizar una auditoría interna

Cuando un auditor interno comienza a preparar el proceso de la auditoría interna al Sistema de Gestión de una organización, lo primero que debe hacer es revisar los requisitos de la normativa en la que se basa, así como los procesos documentados por la misma.

Para tal preparación de la auditoría interna, una buena herramienta de apoyo para el auditor interno será el uso de las check lists. Estas check lists en ningún caso pueden ser genéricas, sino todo lo contrario, es decir, deben estar adaptadas a los procesos de cada organización en concreto.

Así pues, a la hora de preparar una check list para realizar una auditoría interna, debemos atender tanto a los requisitos, siguiendo con el ejemplo, de la norma ISO 9001:2015, para, en base a éstos, plantear las preguntas acordes a los procesos de esa organización, que nos permita recabar la suficiente información para valorar si tales procesos están cumpliendo con los requisitos de la normativa en cuestión.

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Tomando como ejemplo, la cláusula de la norma ISO 9001 enfocada a los requerimientos de datos necesarios en la revisión de la gestión por parte de la Dirección, establece la necesidad de recopilar lo siguiente:

  • Resultados obtenidos en anteriores auditorías.
  • Comentarios realizados por clientes.
  • Informe del rendimiento presentado por los diferentes procesos y evaluación de la conformidad que presenta el producto.
  • Seguimiento de las acciones correctivas así como de las preventivas.
  • Análisis de las acciones de revisión de la gestión realizadas por la Dirección anteriormente.
  • Cambios que pudieran alterar el Sistema de Gestión de la Calidad.

 

Así pues, si el proceso de la organización para tal revisión por parte de la Alta Dirección, establece la necesidad de elaborar un acta de la reunión celebrada por éstos como registro del proceso, a la hora de preparar una check list para la realización de la auditoría interna, incluiremos el hecho de que el auditor realice la revisión de las citadas actas de esas reuniones celebradas así como la formulación de una pregunta para la comprobación de que la información requerida para tal revisión se presentó en la forma establecida.

Utilización de la Check List para la preparación de la Auditoría Interna ISO 9001

El uso de la Check List durante la auditoría interna, busca recabar las pruebas suficientes para asegurar si el proceso auditado cumple con los requisitos definidos. Sin embargo, cuando las bases del proceso concreto no están disponibles, el auditor podrá centrar la atención en la comprobación de procesos de proveedores, la revisión de las entradas del mismo o incluso los pasos realizados en el propio proceso, así como sus resultados y clientes, como manera de revisar que los empleados realizan de manera óptima el proceso y que se está realizando con efectividad.

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En definitiva, al preparar una check list en una auditoría interna, el auditor busca poder realizar una revisión eficiente de un proceso, permitiéndole poder confirmar que los registros existentes sobre los procesos ofrecen la información adecuada para garantizar el cumplimiento de los requisitos y, en caso de que no fuera así, levantaría la instancia pertinente al propietario del proceso concreto informando de la presencia de ciertas inconformidades y la necesidad de realizar una acción correctiva.

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