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Cómo medir la eficacia de la formación en ISO 9001 2015

Cómo medir la eficacia de la formación en ISO 9001 2015

Formación en ISO 9001

Una parte de especial relevancia en la planificación y gestión de los procesos de todo Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001 es la competencia y formación del personal. De modo que medir la eficacia de la formación a la que tienen acceso los miembros de la organización debe ser un objetivo para todas las instituciones y compañías. 

Gestionar el Sistema de Gestión de la Calidad requiere una cierta competencia del personal de la organización en cuestión a fin de asegurar el correcto desempeño de su actividad. Ante ello, analizamos las competencias presentes del personal y vemos la diferencia entre la requerida y la que posee, para que mediante la adecuada formación se logre cubrir la brecha existente.

De esta forma, estamos logrando una mejora de la calidad mediante la concesión de una eficaz formación.

Ahora bien, podríamos preguntarnos cómo tendríamos que gestionar la formación necesaria y cómo medir la eficacia de la formación. Para ello, lo adecuado es seguir el proceso de gestión de necesidades de formación que establece varias etapas.

En primer lugar, vamos a identificar las necesidades de formación, para, a continuación, y en base a las mismas, poder realizar una planificación de la misma. Tras ello, lo siguiente, sería proceder a evaluar la formación para analizar el grado de eficacia de ésta.

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Proceso de gestión de las necesidades de formación

A continuación, vamos a detallar cada uno de los pasos necesarios en este proceso de gestión de necesidades de formación:

1.- Identificar necesidades de formación: es de suma relevancia realizar una correcta identificación de las competencias requeridas para lograr el adecuado funcionamiento del proceso, su necesidad de mejora continua, así como los requisitos a cumplir para el cumplimiento de los objetivos de Calidad, ya que si esto se realiza correctamente será sencillo comparar las competencias requeridas por el proceso con las que posee en ese momento la mano de obra.

2.- Planificación de la formación: una vez identificada la brecha de la formación necesaria para lograr la correcta gestión del proceso en cuestión, es necesario llevar a cabo una planificación de cómo impartir la misma o contratar la formación online o presencial que se requiera. 

3.- Evaluación de la formación: ofrecida la formación planificada y necesaria para cubrir la brecha existente en el proceso en cuestión, es necesario evaluar y medir la eficacia de la formación. La eficacia de la formación se medirá por el grado de cumplimentación de la mencionada brecha detectada.

Medir la eficacia de la formación. Ejemplos prácticos

Un primer ejemplo que podemos tomar como referencia es la concienciación sobre ISO 9001 en la implementación de esta norma en una organización. Al principio, cuando se va a implantar este estándar como referente del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la organización, los empleados pueden no estar familiarizados con la misma, por ello, es necesario una formación de conciencia del personal a fin de entender de qué trata un SGC.

Tras esta formación, se hará un seguimiento tanto durante su implementación como en la auditoría interna para asegurar que tras la impartición de la misma los empleados entienden mejor el funcionamiento del SGC y de esta forma poder evaluar la eficacia de la formación.

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Veamos otro ejemplo. Supongamos que uno de los objetivos de Calidad es la reducción de los costes de los procesos, mediante la mejora de su eficiencia. Ante ello, acudimos a la formación para mejorar los procesos de nuestro SGC. Analizamos y vemos que la mejor opción de conseguir esto es a través de una estrategia que incluye a todos los empleados con el fin de identificar todos esos pequeños cambios que permitan mejorar la fabricación del proceso.

En un principio, los empleados pueden no tener conocimientos de esta estrategia, por lo que es aquí donde detectamos una necesidad de formación. Una vez identificada esta necesidad, lo siguiente sería planificar la misma. Para ello, podemos buscar un proveedor externo que imparta a nuestros empleados dicha formación.

Tras el periodo de formación, se evaluará la eficacia de la misma, comprobando si las personas han adquirido la habilidad que se perseguía que adquirieran.

Para ello, se irán recogiendo datos una vez que se estén aplicando los nuevos procesos a fin de ver si se está logrando ese objetivo marcado de reducción de costes y haciendo de esta forma más eficiente el proceso.

Partiendo de la base de que la formación es una inversión que la organización asume para mejorar su rendimiento y calidad, es muy importante verificar la eficacia de la misma para asegurarnos el retorno de la inversión.

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