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Gestión de actividades en la empresa

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Gestión empresarial

Una buena gestión para ser una persona altamente efectiva debe basarse en trabajar en lo que verdaderamente es importante y no desperdiciar tiempo ni otros recursos en cosas que no lo son.

Para que esto sea posible es necesario implicar en dicha gestión cuatro actividades clave:

  • Identificación de roles.

Esta primera actividad para la gestión consiste en elaborar una lista con todos los posibles roles que puede desempeñar una persona en su vida, o con aquellos que cree más relevantes, es decir aquellos en los que verdaderamente desea invertir su tiempo y dedicación. Entre estos roles pueden encontrarse tanto personales como laborales.

No es necesario remontarse años atrás, simplemente basta con plantearse los roles que desempeñamos durante una semana.

Por ejemplo, esta puede ser la lista elaborada por una mujer que desea convertirse en una persona altamente efectiva:

  1. Desarrollo personal.
  2. Esposa.
  3. Madre.
  4. Vendedora de agencia inmobiliaria.
  5. Maestra de escuela dominical.
  6. Miembro de la junta de la orquesta.
  • Selección de las metas.

Tras la primera actividad de la gestión, pensaremos qué resultados importantes queremos lograr desde cada rol en la próxima semana. Esas serán nuestras metas.

Es muy importante que se considere todo lo que es realmente importante a tener en cuenta en cada uno de los roles identificados y al menos dos metas para cada uno.

  • Programación temporal.

Con la lista de roles y las metas establecidas podemos programar el tiempo para alcanzarlas. Lo mejor es comenzar por trasladar cada meta a un día específico de la semana y, al ser posible, asignarle una hora concreta.

Es esencial que dentro de toda esta programación y gestión de nuestro tiempo dejemos cierta libertad y flexibilidad para cualquier acontecimiento imprevisto que surja, cultivar relaciones e interacciones con otros, disfrutar de experiencias…

  • Adaptación diaria.

Una vez programada la semana la planificación diaria se hará en función de dar prioridad a determinadas actividades y responder a los imprevistos que aparezcan. Hay que saber de qué modo dar prioridad, es decir debemos saber cómo se relacionan con nuestra idea de misión personal y cómo se adecuan al equilibrio de la vida.

Conforme avanza la semana habrá momentos que tenga más prioridad unos aspectos que otros en la gestión, por ejemplo nuestra integridad.

Constantemente nos aparecerá la tentación de reaccionar para satisfacer otras actividades que no estaban programadas como importantes, aunque fueran urgentes, saliendo así de lo que queríamos lograr esta semana.

La realidad es que no podemos saber siempre que será lo verdaderamente importante, por más atención que pongamos en la planificación de la semana. Seguramente aparezcan momentos en los que tendremos que dejar de lado los horarios programados.

No se puede pensar en términos de eficiencia cuando se trata de personas. Normalmente cuando se trata de personas hablamos de efectividad y dejamos el término eficiencia para las cosas.

No debemos sentirnos culpables cuando no se cumple con la programación horaria o cuando hay que cambiarla.

 [Tweet “Una gestión programada no debe ser causa de obsesión”]

La delegación en la gestión

Hay actividades u obligaciones que podemos delegar en otras personas, siempre y cuando seamos responsables y conscientes de su vigilancia. Hay dos tipos de delegación, la delegación en recaderos y la delegación en encargados.

La primera es la que usamos cuando le decimos a alguien “Vaya a buscar esto, haga esto, avíseme cuando esté hecho”. En este caso debemos estar supervisando constantemente los métodos uno por uno. Es una delegación sistemática que hacen muchas personas.

Es complicado porque a menudo tememos que si no dirigimos a las personas en la que hemos delegado algo correctamente obtengamos malos resultados en nuestra gestión.

Existe un camino mucho mejor, que radica en un modo más efectivo de delegar. Se fundamenta en un paradigma de apreciación de la autoconciencia, la imaginación, la conciencia moral y la voluntad libre de los demás.

La segunda delegación, la delegación en encargados se centra en los resultados no en los métodos. Son las personas las que pueden elegir el método por el que cumplir una actividad siempre y cuando obtengan los resultados que se les pide, siendo responsables de ellos.

Esta delegación en encargados hace que mediante el traslado del punto de apoyo aumente la potencia de las personas.

Este tipo de delegación supone la comprensión y compromiso mutuo sobre las expectativas en:

  • Resultados deseados.

Los resultados deseados solo se lograrán si existe una comprensión mutua y clara de lo que hay que conseguir. Hay que centrarse en el qué y no en el cómo, es decir en los resultados y no en los métodos.

  • Directrices.

Aunque se trate de una delegación en encargados en la que no se obliga a usar ningún método sino que lo se buscan son resultados, éstos deben conseguirse operando dentro de unos parámetros, controlando algunas restricciones importantes. No se puede pasar por alto prácticas o valores tradicionales de la organización para lograr los objetivos marcados.

  • Recursos.

Para alcanzar los resultados deseados la persona debe contar con los recursos necesarios, ya sean económicos, humanos…

  • Rendición de cuentas.

Se deberán establecer unas normas de rendimiento que sirvan para evaluar resultados.

  • Consecuencias.

Es necesario especificar lo que sucederá como resultado de la evaluación. Podemos encontrar consecuencias económicas, psicológicas…

En definitiva para ser una persona altamente eficaz hay que integrar en la gestión aspectos que nos ayudan a conseguir llevar a cabo las actividades que nos ocupan de forma ordenada y priorizada.

Para seguir conociendo más temas relativos a la gestión visite nuestro blog.

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