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Ser Auditor Interno ISO. Parte XIV. Los hallazgos y cómo plasmarlos

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En el proceso de auditoría interna se van a ir generando datos e información que van a permitir  conocer el grado en el que se cumplen los requisitos de la norma de referencia.

Estos datos e información deberán ser analizados para poder obtener lo que se denominan las “evidencias” de la auditoría. Cuando las evidencias se evalúan frente a los criterios de auditoría se están generando los hallazgos de la auditoría interna.

Los hallazgos de la auditoría interna podrán ser generados por cualquiera de los miembros del equipo auditor en cualquiera de las fases siendo en algunos casos que este equipo se reúna para comentarlos y compartir las diferentes percepciones del área auditada y de las diferentes evidencias que se han ido encontrando.

Cuando se habla de hallazgos de auditoría, no se está solo refiriéndose a aquellos que constituyen no conformidades; también se incluyen aquellas conformidades con respecto a los objetivos de la auditoría. En algunos casos y si se especifican en estos objetivos, puede ser necesario que se identifiquen dentro de los hallazgos aquellas oportunidades de mejora del sistema o área auditada que hayan sido detectados.

De este modo,  los hallazgos de auditoría tienen una percepción positiva y negativa a la vez.

Cuando se van detectando los diferentes hallazgos de la auditoría interna se han de registrar los mismos. En este registro debería quedar reflejado sobre qué criterio de la auditoría incide identificando las evidencias sobre las que se apoya ese hallazgo, tanto en el caso de que constituya una no conformidad como una conformidad.

Para el caso de las no conformidades, el registro de las mismas puede hacerse además clasificándolas en función de su gravedad ya que esto puede ayudar a la hora de afrontar su solución.

En cualquier caso, las no conformidades han de ser transmitidas por parte del auditor interno al auditado. El objetivo de esta comunicación es el de que se revisen y reconozcan todas las evidencias que se han aportado y que el auditado comprenda el porqué de las no conformidades.

De este modo, las acciones correctoras que deba poner en marcha el auditado serán más fáciles de identificar repercutiendo en una mayor rapidez en la solución de las no conformidades.

Además, la puesta en conocimiento y verificación de que los hallazgos se han comprendido permite que se identifiquen las opiniones divergentes con respecto al criterio del auditor interno y que se llegue a acuerdos en aquellos aspectos en los que sea posible o que se registren los que no han podido alcanzarse por discrepancias entre las partes.

14 Abril, 2014

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