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ISO 19011: 4 Pasos a realizar antes de comenzar una auditoría interna

ISO 19011

ISO 19011

La norma ISO 19011 ofrece las herramientas necesarias para realizar la auditoría interna de tu Sistema de Gestión de la Calidad. Ante el inicio de nuestra primera auditoría interna, se debe tener en cuenta que tipo de documentos se deben preparar porque el auditor interno revisa todo el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa.

Los objetivos que persigue una auditoría interna son cuatro:

  • Verificar la conformidad con las normas aplicables
  • Verificar la conformidad con los procedimientos documentados
  • Verificar la eficiencia de los procesos del SCG
  • Identificar las oportunidades de mejora del SGC

La norma ISO 19011 es muy utilizada por organizaciones que ponen especial interés en los dos primeros objetivos. Los auditores se centran en verificar si la empresa cumple o no con los requisitos establecidos en la norma ISO 9001 y si las actividades que realiza la organización se encuentran conformes con las instrucciones y procedimientos documentados.

Con forme pasa el tiempo y el SGC se hace más madure disminuyen las no conformidades por lo que las empresas intentan incrementar la eficacia de sus auditorías internas. La empresa se centra más en tercer y cuarto objetivo. Las auditorias internas siguen verificando la conformidad de la norma y los procedimientos documentados, pero los auditores internos tienen la capacidad de evaluar la salud de los procedimientos. A los trabajadores se les ofrece la posibilidad de trabajar con los auditores internos para buscar oportunidades de mejora. Los auditores internos pasan de ser figuras policiales dentro de la organización a facilitadores de la mejora continua. Las auditorías internas generan conclusiones que producen mejoras importantes y medibles para la empresa.

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El auditor debe realizar una serie de trabajos preliminares al inicio de la auditoría. El auditor debe realizar un análisis de todas las especificaciones de la compañía y el sector en el que trabaja.

La base fundamental para realizar el trabajo de revisión se constituye del Sistema de Gestión de la Calidad, por lo que la empresa debe prever este proceso y encontrarse preparada. Antes de que los auditores lleguen, la empresa debe tener los documentos al día, y por supuesto, el sistema auditado tiene que estar perfectamente implementado.

Como la primera auditoría interna supone una novedad para la organización, ya que no se conoce bien el procedimiento habitual seguido. Es por esto, que la preparación de los documentos y las reuniones con el auditor interno tendrán una larga extensión y puede ser algo más complicadas. Una vez se ha superado la primero auditoría, los responsables de los departamentos ya conocerán el método de trabajo y la documentación que deberán preparar antes de que suceda la organización.

El auditor interno puede ser personal de la propia organización, siempre que estén formados para tal fin, además no pueden tener relación con el departamento que tengan que auditar para evitar conflictos de intereses. El auditor interno también puede ser personal externo a la organización, es decir, que se contrate a una empresa para que preste los servicios de auditoría interna en la organización.

El método de trabajo norma supone que el auditor interno indique, previamente a la auditoría interna, toda la información que necesitará para realizar su trabajo. Con esa información se podrá inicial la auditoría interna revisando de una forma mucho más eficiente el Sistema de Gestión de la Calidad.

Es algo habitual que el auditor interno envíe un listado de documentación del SGC que va a necesitar para llevar a cabo su trabajo, esto facilita mucho la tarea de recopilar información a la persona auditada.

[Tweet “La norma ISO 19011 es muy utilizada para realizar las auditorías internas”]

El listado puede venir en formato check-list y se debe solicitar con tiempo suficiente para que se pueda preparar la documentación.

El contenido del check-list dependerá del tipo de organización y de la actividad que realice la empresa, ya que se deberá solicitar cierto tipo de información.

La información necesaria para iniciar el trabajo de auditoría interna incluirá:

  • Los procedimientos utilizados en el Sistema de Gestión a auditar.
  • La información documentada utilizada para mantener evidencias.

El listado de documentación según la ISO 19011 que se debe preparar puede ser tan extenso como quiera el auditor interno, ya que puede solicitar copia de información interna de la organización como puede ser el organigrama. Aunque lo más normal en la primera auditoría es que toda la información se solicite personalmente durante la primera reunión, facilitando que se comente con mayor nivel de detalle con el responsable de la organización

Es posible, en los casos en los que los auditores internos es personal de la organización, que se solicite tener acceso a los informes de auditoría anteriores, si existen.

La lista de solicitud de documentación se puede ver ampliada si fuera necesario en algún punto en concreto. Se puede destacar la gran necesidad que surge al revisar toda la información antes de que sea entregada a todos los auditores, para asegurarse de existe corrección y coherencia.

Es importante verificar que los listados de detalle que son entregados al equipo de auditoría cuadren con la información general.

Durante la primera auditoría interna será necesario realizar un mayor trabajo de comprobación, ya que es la primera vez que se revisa la empresa. En auditorías internas posteriores, el nivel de pruebas de comprobación puede que sea inferior, ya que el nivel de control interno de la organización ha percibido que es adecuado por parte del auditor interno.

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