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Fundamentos de la gestión para lo verdaderamente importante

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Gestión empresarial

La importancia de un “No” en la gestión

En ocasiones, para llevar a cabo una buena gestión es necesario saber cuándo hay que decir un no.

Retomemos la imagen que aparece a continuación:

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El cuadrante I, urgente/importante, se caracteriza porque contiene las actividades que no se pueden ignorar, que normalmente se anteponen a todo. Este cuadrante se verá cada vez más reducido a medida que se vaya dedicando más tiempo a la prevención y preparación en el cuadrante II.

Para trabajar en el cuadrante II es necesario ser proactivo, ya que tendremos que decirle que no a algunas de sus actividades para atender a las que verdaderamente son importantes.

En ocasiones es totalmente necesario decidir cuáles son las prioridades más altas y ser capaz de decir que no a otras cosas, solo así conseguiremos llevar a cabo una buena gestión. No olviden que lo bueno suele ser enemigo de lo mejor.

Siempre tenemos que decirle que no a algo pero hay que tener cuidado de no hacerlo a las cosas más fundamentales y altamente urgentes. Aunque lo urgente sea bueno hay que tener especial atención en que no nos esté apartando de lo que para nuestra gestión es lo mejor.

Si contamos con un centro de principios correctos y un objetivo en nuestra misión personal obtendremos sabiduría para emitir juicios con efectividad en estos casos.

La esencia de la administración o gestión efectiva del tiempo y la vida consiste en organizar y ejecutar prioridades. ¿Cuál sería su respuesta a la pregunta sobre qué es más prioritario para usted?

  • La ineptitud para establecer prioridades.
  • La incapacidad para establecer prioridades.
  • La falta de disciplina para la ejecución, atenerse a las prioridades y la organización.

Para la mayoría de las personas lo más relevante es la falta de disciplina, aunque podemos pensar que el problema básico radica en que las prioridades no han arraigado completamente en ellos mismos.

Si la persona en cuestión está demasiado centrada en factores o fuerzas extrínsecas continuamente será devuelto a los cuadrantes I y III, llevando su gestión en dirección equivocada.

Así que para poder atender al cuadrante II nuestras prioridades deben surgir de un centro de principios y de una misión personal, y deben estar arraigadas en nosotros mismos.

No hemos hablado sobre las actividades del cuadrante I y IV. Las actividades del cuadrante I son urgentes e importantes, por lo que van a prevalecer sobre todas las demás. Y las actividades del cuadrante IV no son urgentes ni importantes, por lo que van a carecer de prioridad en la gestión.

Cómo actuar en el cuadrante II

Las actividades del cuadrante II son la razón de la administración o gestión personal efectiva.

Una gestión efectiva consiste en planificar día tras día y establecer prioridades, aunque esta práctica presenta algunas limitaciones:

  • Limita la visión. En ocasiones esta gestión omite cosas realmente importantes que solo podrán verse desde una perspectiva más amplia. Podemos verlo en la expresión “planificación diaria” que solo se centra en lo urgente, y por tanto en los cuadrantes I y III.
  • Se tiende a planificar el día en exceso, lo que desemboca en frustración e incluso en el deseo de tirar el plan a la basura y huir al cuadrante IV.

Esta amplia gama de planificación en realidad se centra principalmente en priorizar y planificar las actividades del cuadrante I y III. Se plantea la necesidad de contar con una herramienta que verdaderamente se centre en las actividades del cuadrante II.

 [Tweet “La razón de la gestión personal efectiva radica en lo hacer lo verdaderamente importante”]

La herramienta de planificación y gestión

El fin perseguido con la gestión del cuadrante II consiste en organizar nuestra vida con efectividad. Un organizador de este cuadrante se verá obligado a satisfacer seis criterios significativos:

  • Coherencia.

La coherencia propone que exista armonía, unidad e integridad entre roles y metas, deseos y disciplina, visión y misión, prioridades y planes.

  • Equilibrio.

Es necesario mantener un equilibrio en la vida. Para ello debemos identificar nuestros roles y mantenerlos siempre presentes para no descuidarlos. Nos referimos a roles como la salud, la familia, el desarrollo profesional… Necesariamente el éxito en un área no tiene que implicar el fracaso en otras, aunque es lo que la mayoría de las personas piensa. La efectividad real reside en el equilibrio, y esta herramienta del cuadrante II debe servir para crearlo y mantenerlo. El equilibrio es uno de los ingredientes esenciales de la gestión.

  • Centrarse en el cuadrante II.

Es necesario contar con una herramienta del cuadrante II que verdaderamente nos ayude a dedicar el tiempo necesario a las actividades de este cuadrante. Así conseguiremos una gestión que de mayor prioridad a la prevención que a la crisis.

Stephen R. Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” dice que la mejor forma de llevar a cabo esto es mediante una organización semanal, fundamentando que el impulso básico procede de la organización de la semana.

Parece que la gestión semanal ofrece un mayor equilibrio que la planificación diaria. La semana tiene ciertos días dedicados al esfuerzo concentrado y otros al descanso y la inspiración, por lo que este reconocimiento no descuida ninguna de las áreas de la vida.

  • Una dimensión humana.

La herramienta que estamos buscando no solo debe servir para distribuir el tiempo, también debe ser útil para tener en cuenta a las personas. Para tratar el tiempo usamos términos de eficiencia y para tratar a las personas de efectividad. En la gestión hay que considerar personas y tiempo.

  • Flexibilidad.

La herramienta de planificación debe estar al servicio de la persona, debe trabajar para ella y debe ajustarse a su estilo, necesidades y métodos particulares.

  • Ser portátil.

La herramienta debe ser portátil, es decir que podamos llevarla con nosotros siempre. En cualquier parte puede surgirnos una nueva oportunidad y tendremos la opción de guardar esos datos.

El cuadrante II es el corazón de la autoadministración o autogestión efectiva, por lo que se necesita una herramienta que nos centre en él.

Si desea seguir conociendo hábitos de personas altamente efectivas y su gestión no se pierda las publicaciones de nuestro blog.

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