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Gestión de Proyectos: gestión de tiempos

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Gestión de Proyectos

La distribución y administración del tiempo es muy importante a la hora de llevar a cabo la Gestión de un Proyecto, y poder presentarlo dentro de los márgenes temporales predeterminados.

Recordemos que la presentación de un proyecto fuera de plazo puede llegar a tirar por la borda muchos meses de trabajo.

Las guías del Project Management Body of Knowledge (PMBOK) distinguen seis procesos de gestión para el tema de la administración del tiempo del proyecto, hablamos de:

  1. Definición de actividades: se incluyen todas las actividades a realizar para completar el tiempo de entrega del proyecto.
  2. Secuencia de actividades: se especifican la dependencia e interactividad entre las actividades.
  3. Estimación de los recursos: se determinan los recursos necesarios (equipamiento, materiales, personal, etc.) y qué cantidades se utilizarán para la realización de las actividades del proyecto.
  4. Duración de cada actividad: se considera y evalúa el tiempo estimado para desarrollar las actividades del proyecto.
  5. Programación y agenda del proyecto: se compaginan la duración y el proceso que mantienen las actividades con la necesidad de recursos para cada una de estas.
  6. Control de cambios: poner al día los cambios que puedan ocurrir en la programación.

Estas etapas permiten que la Gestión de Proyectos sea una labor más fácil.

Secuencia de actividades en la Gestión de Proyectos

Las actividades se caracaterizan por tener una fecha de inicio y otra de fin. La secuencia de actividades se refiere a controlar e identificar las relaciones entre las distintas actividades que se incluyen en un proyecto. Las actividades deben realizarse siguiendo una secuencia de forma que sirvan de apoyo al desarrollo de la agenda del proyecto. Es decir, no se puede iniciar una actividad sin haber terminado las anteriores.

Existen una relación de vinculación entre ellas. La secuencia de actividades podrán desarrollarse gracias a la ayuda de programas concretos de computación para la administración del proyecto. Asimismo, también se pueden controlar de forma manual.

  • Dependencia obligatoria.

Algunas actividades cuentan con una dependencia obligatoria cuando cierta limitación física determina que una actividad debe empezar tras otra.

Mencionamos varios ejemplos:

Un libro podrá leerse sólo cuando esté escrito, un piso se podrá construir siempre que esté preparado el terreno, los mecánicos probarán el funcionamiento de un coche siempre y cuando este esté listo y acabado…

Son ejemplos trasladables a la Gestión de Proyectos.

  • Dependencia discrecional

Este tipo de dependencia se desarrolla cuando la secuencia de actividades son especificadas por el director del proyecto.

  • Dependencia externa

Nos referimos a la relación de actividades del proyecto con actividades diferentes a éste.

  • Adelantos y retrasos

Para definir la interrelación que existe entre las distintas actividades del proyecto, es importante que cada una de las dependencias de actividades tenga algún adelanto o retraso.

Actividades con adelanto son aquellas actividades sucesoras que comienzan antes de que finalice la que le precede. Especificar esta relación de actividades ayuda bastante a reducir la duración total de las mismas en su conjunto.

Por su parte, una relación de actividades con retraso se refiere al momento en el que una actividad sucesora comienza después de cierto tiempo anticipado contando desde que termina la actividad predecesora.

[Tweet “Una buena gestión de proyectos prevé qué necesitará para llegar a tiempo”]

Estimación de recursos

Los recursos normalmente son escasos y limitados. Puede darse el caso que se necesite un mismo recurso para distintas actividades del proyecto.

Hay que recordar, que en la Gestión de Proyectos, es muy importante planificar los recursos que se vayan a necesitar y utilizar para la ejecución del proyecto. Es decir, determinar qué recursos físicos o materiales se necesitan, en qué magnitud y cuándo serán necesarios para el desarrollo adecuado del plan.

  • Secuencia de actividades con recursos escasos

La disponibilidad de recursos debe considerarse por la llamada lógica del diagrama de red.

Aunque en ocasiones se pueden efectuar actividades de manera simultánea, si no se cuentan con los recursos suficientes, es obligatorio cambiar la programación de nuestro proyecto.

El director del proyecto tendrá que tomar la decisión del orden exacto de la secuencia lógica para las actividades. En este caso, se recomienda ser participativo y consultar a los expertos que participan en el proyecto.

  • Planificación de recursos

Para la planificación de recursos es necesario tener en cuenta las cantidades y tipos de recursos necesarios para desarrollar cada tarea.

  • Nivelación de recursos

Se trata de un “método que intenta minimizar las fluctuaciones en los recursos requeridos y nivelarlos para que se apliquen en la forma más uniforme posible sin extender la duración total del proyecto”. Es decir, mediante la Gestión de Proyectos, podemos controlar el número de recursos que se necesitan y regular su consumo durante todo el tiempo para evitar retrasos o parones del mismo.

Hablamos de un método de prueba y error donde las actividades no críticas o de primera necesidad se retrasan más tiempo.

Cuando abordamos grandes proyectos con varias actividades y recursos, la nivelación de éstos puede ser bastante complicada. No obstante, hay mecanismos informáticos que facilitan la planificación de la administración de proyectos.

  • Planificación con restricción de recursos

Para trabajar con recursos limitados lo primero es trasladarlos primero a aquellas actividades de menor envergadura. De esta forma, se ampliará el tiempo global de ejecución del proyecto ya que es imposible quebrantar la llamada “restricción triple” (alcance, costo y tiempo).

Duración de las actividades

La duración estimada de las actividades de un proyecto se sabrá a través de la opinión de expertos en la materia que están familiarizados con esas actividades.

Otro método que se puede utilizar es el denominado “estimaciones análogas” que estima la duración de una actividad en relación al tiempo que se le dedicó a otra en el pasado.

Y, por otra parte, se puede hacer uso de métodos cuantitativos para estimar la duración de las actividades. Las más utilizadas son:

  • Critical Path Method (CMP): Se concreta una única fecha para la actividad basándose en información histórica sobre lo que retrasó esa misma actividad varias veces en el pasado.
  • Program and Evaluation Review Technique (PERT): Se consideran tres fechas de duración de actividades, la más probable, la optimista y la pesimista. Este método se utiliza en aquellas actividades donde no se cuentan con datos históricos.

En la Gestión de Proyectos el hecho de estimar la duración que nos llevará la realización de las actividades del mismo, puede venir bien para prevenir ciertas demoras que se presenten.

Si desea seguir ampliando información sobre la Gestión de Proyectos no deje de visitar nuestro blog y permanezca atento a nuestra sesión de cursos.

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