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Gestión de Proyectos: gestión de costes

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Gestión de Proyectos

A hora de llevar a cabo la Gestión de Proyectos intervienen muchos componentes que deben marchar de forma correcta para que el proyecto finalmente salga tal y como habíamos planeado, y obtengamos los resultados para los que se inició el proyecto.

Uno de estos integrantes de la Gestión de Proyectos es la gestión de costes, en relación a ello debemos conocer la necesidad de identificar los requerimientos de recursos para el proyecto, estimar la cantidad de recursos necesarios, utilizar técnicas de presupuestación adecuadas y elaborar un presupuesto ajustado a la realidad.

Fundamentalmente el proceso de gestión de costes dentro de un proyecto tiene como finalidad asegurar que se cumple dentro de un presupuesto preestablecido. La gestión de costes contempla una serie de etapas que conjuntamente sirven para lograr dicha finalidad, éstas son:

  • Estimación de costes. Es necesario estimar los costes necesarios para conseguir los recursos del proyecto.
  • Presupuesto de costes. Consiste en la asignación de los costes estimados a cada una de las actividades del proyecto.
  • Control de costes. Debe existir un control para los cambios que puedan darse en los costes estimados.

Estimación de costes

Durante la estimación de costes haremos aproximaciones del valor económico que pueden tener los recursos imprescindibles para desarrollar las actividades que componen el proyecto. Hablamos de costes ligados a materiales, mano de obra, alquileres, intereses financieros, equipamiento…

Las personas que vayan a ejecutar las actividades deben ser las que estimen los costes de las mismas así se evitan futuros problemas y se adquiere un compromiso por su parte. Es muy importante que hagamos esta estimación desde una perspectiva realista porque tanto una sobreestimación como una subestimación pueden ocasionar que dejemos un proyecto de lado o que la rentabilidad sea negativa.

Existen algunas técnicas de estimación que podemos emplear en la Gestión de Proyectos, a continuación nombramos dos de ellas.

  • Estimación análoga. Se trata de una técnica que se basa en las estimaciones de costes ya hechas para proyectos anteriores que son similares al que nos ocupa. Se usa en ocasiones en las que tenemos poca información del proyecto, aunque es una técnica barata puede ser poco precisa.
  • Modelos econométricos. Esta técnica se aplica mediante herramientas informáticas, softwares especializados o panillas de cálculo.

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Presupuesto

Cuando ya tenemos identificados los recursos que van a intervenir en el proyecto y hemos estimado sus costes, es el momento de volcar toda la información en el presupuesto. Es de destacar que el presupuesto siempre va ligado al cronograma y las agendas de trabajo.

Cuanto más rápido se pretendan realizar las actividades, mayor será su coste.

Normalmente a la hora de presupuestar existen una serie de problemas que tendrá que enfrentar el responsable de las tareas de presupuestación. Algunos problemas que deberá abordar esta persona son:

  • Subestimación de los objetivos por alcanzar. Una subestimación de este tipo puede venir dada por la idea de que nuestro superior nos vaya a marcar objetivos más altos. En cualquier caso esta subestimación puede ser la causa a su vez de una subestimación de costes de producción.
  • Sobreestimación de costes. A veces sobreestimamos los costes porque sabemos que nuestros superiores nos van a recortar el presupuesto.
  • Dedicar demasiado tiempo a detalles menores que generan información poco útil, es decir solo sirven para ralentizar el proceso de presupuestación. Esto lo podemos evitar centrándonos en los costes principales.
  • Disparidad de cotizaciones. Cuando solicitamos presupuesto a diferentes proveedores, podemos obtener diferentes cotizaciones para cubrir una misma actividad y estimar costes del proyecto. En estos casos la razón puede venir por una bajada de precios porque el proveedor quiera ganar u nuevo cliente, o porque nos esté vendiendo a precio más alto porque sepa que es el único que tiene stock de un determinado producto.

Control de costes

Para hablar del control de costes en Gestión de Proyectos vamos a hacerlo desde la técnica del valor ganado. Esta técnica es una herramienta para el control de la gestión en la que se integra la medición del alcance, los costes y la agenda del proyecto.

Esta técnica requiere de tres valores clave para cada actividad:

  • Coste presupuestado.

Lo primero de todo es establecer la línea base de los costes presupuestados del proyecto. Estos presupuestos se definen como los costes acumulados del proyecto en el tiempo.

  • Coste real.

Cuando el proyecto ya está en ejecución puede ocurrir que el coste presupuestado no coincida con el coste real del proyecto, por tanto debemos calcular el coste real ejecutado.

  • Valor del trabajo realizado.

Para estimar el valor del trabajo realizado se requiere recopilar información sobre el porcentaje de terminación de cada actividad del proyecto. Este porcentaje lo debemos transformar en un valor monetario multiplicándolo por el coste total del presupuesto para la actividad en cuestión.

Está información, normalmente la aportan los responsables de cada actividad.

Con todo esto podemos hacernos una idea de los que implica la gestión de costes como componente de la Gestión de Proyectos. Pero, si quieres saber más sobre este tema permanece atento a nuestro blog y a nuestra sesión de cursos.

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