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Gestión de proyectos: definición del alcance

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Gestión de Proyectos

A la hora de definir el alcance de un proyecto, debemos diferenciar claramente lo que es verdaderamente el alcance de un proyecto de lo que es el alcance de un producto. Puede que nos confundamos pero, no son lo mismo, de hecho el alcance del producto solo se consigue cuando éste cumple con los requerimientos especificados.

El alcance del proyecto es mucho más amplio que el alcance del producto, además este último es definido cuando se define el alcance del proyecto.

Cabe destacar que los proyectos, aunque tengan como resultado un único producto, éste puede formarse de diferentes componentes subsidiarios. Cada uno tendrá su propio alcance.

Para definir el alcance de un proyecto, el primer punto es su planificación. Este proceso de planificación termina con el desarrollo del plan de administración del alcance. Este plan aporta orientaciones al equipo para saber cómo:

  • Definir el alcance del proyecto.
  • Desarrollar el plan preciso del proyecto.
  • Crear la estructura de desglose de trabajo.
  • Verificar el alcance del proyecto con el cliente.
  • Controlar los cambios ligados al alcance del proyecto.

Tras realizar el plan de administración del alcance, pasamos al proceso de definición del alance. Proceso que finaliza con el plan detallado del proyecto, generando un documento que servirá como fundamento para tomar decisiones futuras. También servirá para comprobar si los interesados están conformes con el alcance del proyecto y para evaluar si alguna de sus fases o el proyecto en sí ha finalizado.

Retomando el plan de administración del alcance, podemos decir que como mínimo debe incluir:

  • Justificación del por qué existe la necesidad comercial de implementar el proyecto en cuestión. Esto será la base para futuras negociaciones sobre los cambios del alcance.
  • Descripción del producto, especificando las características técnicas y comerciales a conseguir.
  • Listado de los entregables con los subproductos que se producirán.
  • Objetivos y especificaciones de los criterios cuantificables que debe lograr el proyecto, como por ejemplo la calidad, el coste o los plazos.

Conforme el proyecto vaya avanzando, será necesario revisar la definición inicial del alcance para añadir nuevos cambios que se aprueben.

El redactor del proyecto, antes de redactar el plan del proyecto debe considerar:

  • El contrato de trabajo, que debe ser revisado.
  • El chárter entregado por el director del proyecto.
  • Las responsabilidades tanto del cliente como de los proveedores, que deben quedar claras.
  • Cualquier restricción o tipo de trabajo adicional que esté excluido del alcance.
  • Discutir, con las partes interesadas, el alcance del proyecto.

Tras el establecimiento del alcance del proyecto, debemos definir qué actividades son necesarias para lograrlo.

La estructura de desglose de trabajo (EDT) divide el proyecto en menores partidas para así poder definir lo que hay que hacer, quién lo hará, en qué plazo y qué coste tendrá.

Lo que se consigue con la EDT es tener entregables menores más fáciles de manejar, con el objetivo de asegurar que todas las áreas críticas necesarias para completar el alcance queden identificadas.

La división llega hasta el punto de obtener el detalle suficiente para respaldar el desarrollo de las actividades: planificación, ejecución, control y cierre.

[Tweet “Es inútil descomponer la EDT en más partes de las que podemos manejar”]

La EDT se caracteriza por lo siguiente:

  • Cada sección de la EDT tiene un responsable.
  • No tiene por qué ser simétrica ni indicar una secuencia de tareas.
  • La decisión del nivel de detalle de la EDT dependerá del nivel de responsabilidad que podemos asignar a cada persona y del nivel de control ejercido sobre el proyecto.
  • Demasiadas subdivisiones en el proyecto pueden hacerlo inmanejable.
  • El desglose debe ser realizado por personas que conozcan las tareas que se van a desarrollar.
  • Es muy útil para asignar la duración de tareas y los responsables de cada una.

Incorporado en la EDT encontramos el plan de cuenta de control, que definimos como un punto de control administrativo que evalúa el desempeño del alcance, los plazos estimados, y los costes de un modo integral.

Para finalizar entramos en la fase de verificación del proyecto y control de cambios. Este proceso de verificación consiste en que el plan de proyecto pase al cliente para que lo acepte formalmente. Si el cliente no está conforme con las tareas a realizar, se deberá modificar el alcance para llegar a un acuerdo antes del inicio de la ejecución del proyecto.

Existe un documento que describe el proceso de control de cambios y que siempre hace referencia al plan de administración del alcance.

Si cambia el alcance del proyecto, el plan de administración del alcance describirá cuáles con los pasos a seguir para actuar en consonancia.

La utilidad y complejidad de este plan va a depender del alcance y del riesgo asociado al proyecto.

Algunas consideraciones que deben incluirse en el plan de administración del alcance en caso de que cambiara la calidad, el tiempo o el coste son:

  • Nivel de autorización solicitado para realizar los cambios.
  • Documentación necesaria para ejecutar cambios.
  • Procesos de comunicación para los cambios.

El definitiva, en la administración del alcance de un proyecto entran en juego determinados elementos que hay que tener en cuenta, tales como no confundirlo con el alcance del producto, el desarrollo de un plan de administración del alcance, definición del alcance, la estructura de desglose de trabajo, la verificación del proyecto y el control de cambios.

Para seguir conociendo más aspectos sobre la gestión de proyectos siga atento a las publicaciones de nuestro blog y a la sección de cursos.

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One comments on “Gestión de proyectos: definición del alcance
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