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Ser auditor Interno ISO. Parte X. La entrevista con el auditado

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Auditor interno

La entrevista con el auditado es una de las principales herramientas del auditor a utilizar en el desarrollo de una auditoría interna. El objetivo de la entrevista es el de recopilar información directamente de las personas que está implicadas en el proceso a auditar.

Esta herramienta, preparada con antelación a la realización de la misma, se aplica con aquellas personas dentro de la organización que pueden efectuar aportaciones de interés a través de la respuesta a diferentes preguntas realizadas por el auditor.

Las entrevistas pueden comenzarse indicando el objetivo con el que se hacen, solicitando al entrevistado que describa en qué consiste su trabajo y se deben finalizar permitiendo que el entrevistado revise los resultados y agradeciendo su colaboración.

El auditado puede percibir esta entrevista con temor o puede estar nervioso frente a las preguntas que se le pueden llegar a realizar, por lo que es labor del auditor interno reconocer estos estados del auditado y crear el ambiente más adecuado que permita tener una posición cómoda para ambas partes.

También se debe tener en consideración que las preguntas preparadas no deben inducir la respuesta y que en el desarrollo de la entrevista no se deben dirigir las respuestas hacia una determinada dirección que sea fruto de una idea preconcebida del auditor.

De este modo, la información que se recopile estará menos condicionada por los sentimientos o sensaciones de cada uno de los participantes y el tiempo invertido en la entrevista será bien empleado.

En el transcurso de la entrevista se irá verificando el cumplimiento con respecto a los requisitos de la norma de referencia y se irán registrando los diferentes resultados. En el caso de detectar no conformidades, se deberán comentar con el auditado, pero evitando el uso de palabras con sentido negativo como fallo o discrepancia ya que pueden generar una posición defensiva del auditado.

Algunos de los aspectos que el auditor interno ha de considerar en el desarrollo de la entrevista son:

  • el tono de voz y el resto del lenguaje corporal: es parte del mensaje que se quiere transmitir por lo que se ha de controlar que sea adecuado a lo que se quiere decir.
  • adoptar una posición de escucha activa: escuchar es una de las habilidades más importantes del auditor.
  • evitar las ideas preconcebidas o experiencias previas con el entrevistado ya que pueden alterar la percepción de lo que se está escuchando.
  • tener en cuenta que pueden presentarse auditados difíciles que necesitarán un tratamiento especial para evitar que la entrevista no obtenga los resultados esperados.

 

En cualquier caso, el auditor interno ha de cultivar diferentes técnicas y habilidades que ayuden a emplear las herramientas prediseñadas y realizar correctamente la entrevista para obtener el máximo partido.

En 123aprende.com contamos con profesionales especialistas en formación en materia de auditorías internas con los que podrás capacitarte para realizar los diferentes pasos que componen las mismas.

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